"L'ispirazione nasce quando si ha la possibilità di pensare ed essere creativi. L'innovazione è spesso il frutto di discussioni spontanee, non programmate, e questa condizione è strettamente legata all'ambiente di lavoro. Per questo, l'unico modo per raggiungere i nostri obiettivi era costruire un ambiente di lavoro flessibile, progettato per incoraggiare un'efficace comunicazione in relazione ai diversi modi di lavorare."
La nuova sede NCR per la ricerca a Dundee , in Scozia, è un ambiente di lavoro all'avanguardia. Un edificio imponente che ospita il Financial Solutions Group dell'azienda - il settore ricerca e sviluppo dello stabilimento NCR per la produzione di sportelli bancomat. Il Gruppo ha un ruolo importantissimo all'interno della strategia NCR, dove 'l'innovazione è sovrana'.
"Stiamo creando un ambiente che stimoli l'innovazione e il lavoro di squadra. Dobbiamo attirare persone eccezionali per avere una R&S eccellente." Mark Grossi, Chief Technology Officer, NCR Financial Solutions Group.
In precedenza, questo gruppo aveva la propria sede all'interno dello stabilimento industriale di NCR, un ambiente di lavoro sempre più inadeguato per un organico di 500 persone. Lo schema rigido dell'edificio non si prestava ad un'eventuale ristrutturazione, che avrebbe richiesto tempi lunghi e notevoli risorse economiche.
Per questo si è deciso di costruire una nuova struttura. "Dovevamo aumentare la nostra produttività", dice Mark Grossi, leader del gruppo Soluzioni Strategiche, "e l'azienda ha capito che questo poteva avvenire solo attraverso un miglioramento radicale dell'ambiente di lavoro. Era necessario creare una struttura dove le idee potessero diffondersi alla velocità delle chiacchere. Un ambiente in grado di attirare le menti più brillanti del settore".
Il primo passo verso la creazione di un nuovo modo di lavorare è stato il coinvolgimento del personale NCR che avrebbe poi occupato il nuovo ambiente di lavoro. Utilizzando l'approccio Steelcase noto come "Community- based planning", il concessionario Steelcase locale, Georgeson, ha raccolto informazioni dettagliate attraverso osservazioni dirette, interviste e riunioni di verifica. Ha poi utilizzato strumenti software e processi analitici particolari (network analysis) per trarre importanti conclusioni.
Per esempio, si è scoperto che "i lavoratori della conoscenza volevano più spazi creativi per pensare, lavorare ed incontrarsi", e anche strutture di supporto quali nidi d'infanzia ed una palestra. Una volta compresi gli obiettivi aziendali ed i bisogni organizzativi della comunità sul posto di lavoro, il personale NCR è stato coinvolto attraverso sessioni di co- design, lavorando insieme alla progettazione degli spazi al fine di sviluppare un ambiente di lavoro veramente più efficace, dove le persone potessero lavorare al meglio delle proprie possibilità.
La network analysis identifica e mappa le relazioni sociali interne all'azienda, quelle che le consentono di prosperare.
Il team della NCR aveva bisogno di un ambiente flessibile che rendesse più agevole la comunicazione.
Il gruppo dirigente di NCR voleva ottenere alcuni miglioramenti oggettivi e misurabili:
- innovazione, per garantire all'azienda di mantenere la leadership del mercato
- maggiore velocità nelle risposte al mercato
- capacità di attrarre persone di talento all'interno dell'organizzazione
- ambienti lavorativi flessibili, fluidi
Il nuovo edificio è stato un salto di qualità. Lungo quanto un campo da calcio, è composto da un piano adibito a laboratori ed altri tre dedicati a spazi per la collaborazione ed il lavoro di gruppo, estesi su due ali che si diramano da un nucleo centrale servizi, con poche pareti interne.
L'architettura è moderna, con molte finestre e quindi abbondante luce naturale. Allestimenti in verde e blu chiaro, contrasti e tessuti particolari testimoniano la nuova vitalità e apertura di NCR. Schermi mobili e box aperti realizzati con strutture leggere servono a liberare e "democratizzare" l'ambiente lavorativo.
Molti impiegati sono dotati di telefoni wireless. Le connessioni sono disponibili ovunque. I proiettori abbondano. Lavagne interattive permettono di prendere appunti digitali durante le sessioni di brainstorming.
E poi arredi mobili e spazi touchdown in tutti gli uffici, più una caffetteria sempre aperta: per lasciare alle persone la possibilità di riunirsi dove lavorano o di lavorare ovunque si riuniscano. I risultati sono impressionanti. La comunicazione e la condivisione delle conoscenze sono molto più facili, il lavoro di gruppo è estremamente migliorato. Il nuovo, più flessibile concetto di ufficio permette una veloce riconfigurazione degli ambienti, e i dipendenti sono molto più soddisfatti. Tutti elementi che contribuiscono ad una maggiore creatività e spirito innovativo del gruppo, e quindi una velocità maggiore nello sviluppo dei prodotti.
Ottenere risultati concreti 6 mesi dopo il trasferimento nel nuovo edificio, il personale NCR ha risposto ad un sondaggio volto a valutare i miglioramenti in relazione ai 5 obiettivi stabiliti all'inizio del progetto. I risultati sono i seguenti:
- rapidità nella presa di decisioni: miglioramento del 150%
- stimolo all'innovazione: miglioramento del 40%
- maggiore comunicazione: miglioramento del 14 %
- stimolo all'apprendimento: miglioramento del 75%
- ottimizzazione dei processi lavorativi: miglioramento del 14 %